Общие принципы работы с документами — различия между версиями

Версия 22:06, 7 октября 2013

В данном разделе рассмотрены основные понятия, которыми оперирует система, а также описаны основные принципы пользовательского интерфейса.

Работа с документами

Документ - это запись в базе данных, отражающая конкретную хозяйственную операцию. Документы делятся на виды в соответствии с видами отражаемых операций (например, заказ покупателя, приходный кассовый ордер, перемещение товаров).

Реквизиты документов

Реквизит документа - поле документа, отражающее определенное свойство соответствующей операции. Например, в реквизите "Контрагент" документа "Заказ покупателя" указывается клиент для данного заказа.

Состав реквизитов зависит от вида документа. Некоторые реквизиты есть у всех видов документов:

Дата

Дата совершения операции. Как правило эта дата меньше или равна текущей дате. Дата проставляется автоматически при создании документа.

Номер

Учетный номер документа. Он выводится в печатных формах, а также используется для поиска документа. Нумерация документов осуществляется автоматически в порядке возрастания с разбивкой по организациям и годам.

Статус

Состояние операции. В учете отражаются только документы со статусом "Проведен". Статус "черновик" применяется для предварительного сохранения оформленного документа (например, для его последующего проведения другим пользователем, если у текущего пользователя недостаточно прав на проведение). Статус "помечен на удаление" устанавливается для ошибочных документов.

Организация

Организация, в учете которой отражается операция.

Ответственный

Пользователь, ответственный за отражение операции в системе. По умолчанию в это поле подставляется автор документа.

Документ-основание

Документ, на основании которого оформлен данный документ. Создание одних документов на основании других является удобным и быстрым способом оформления документов. Например, при создании документа поступления товаров на основании заказа поставщику все реквизиты будут заполнены из заказа, необходимо будет только уточнить список принятых товаров.

Комментарий

Произвольный текст, выводимый только в экранной форме документа. Это поле можно использовать для хранения заметок, связанных с конкретным документом.

Автор

Пользователь, создавший документ. Поле всегда заполняется автоматически и не доступно для редактирования пользователем.

Автор последнего изменения

Пользователь, внесший последние изменения в документ. Поле всегда заполняется автоматически и не доступно для редактирования пользователем.

Дата создания

Дата создания документа. Поле всегда заполняется автоматически и не доступно для редактирования пользователем.

Дата последнего изменения

Дата последнего изменения документа. Поле всегда заполняется автоматически и не доступно для редактирования пользователем.

Табличные части документов

Табличная часть документа - набор строк с данными, связанный с конкретным документом. Например, в документе реализации есть две табличные части: список отгруженных товаров и список оказанных услуг. Табличные части есть у большинства видов документов.

Журналы документов

Форма журнала документов

Как правило, пункты главного меню открывают журналы соответствующих документов.

Журнал документов представляет собой список документов определенного вида с возможностью фильтрации и сортировки. Форма журнала состоит из верхней панели кнопок и списка документов. Двойной клик по строке журнала позволяет открыть форму соответствующего документа для просмотра и редактирования. А с помощью кнопки "Создать" в верхней панели можно создать новый документ.

Формы документов

Форма документа

Экранная форма документа, как правило, состоит из верхней панели кнопок, области реквизитов и области табличных частей.

Для сохранения документа предназначены несколько кнопок на верхней панели:

• кнопка "Сохранить" просто сохранит документ, не меняя его текущего статуса и не закрывая его форму;
• кнопка "Сохранить и закрыть" сохранит документ, не меняя его статус, а затем сразу закроет форму документа;
• кнопка "Провести" (отображается только в непроведенных документах) сохранит документ, предварительно изменив его статус на "проведен";
• кнопка "Отменить проведение" (отображается только в проведенных документах) сохранит документ, предварительно изменив его статус на "черновик".

С помощью кнопки "Копировать" можно открыть форму нового документа заполненного таким же образом, как и исходный документ.

Печатные формы документов