Общие принципы работы со справочниками

Справочник - это список записей в базе данных, предназначенный для хранения редко изменяющихся данных, носящих справочный характер. Справочники делятся на виды в соответствии с предназначением хранимых данных (например, справочник номенклатуры, справочник контрагентов, справочник банков). Элементом справочника называется конкретная запись справочника, хранящая свойства одного объекта (например, элементом справочника контрагентов является контрагент).

Некоторые справочники являются иерархическими, то есть поддерживают некоторый уровень вложенности элементов. В таких справочниках элементы сгруппированы по группам. Группа справочника может содержать в себе как элементы справочника, так и другие группы.

Реквизиты элементов справочников

Реквизит элемента справочника - это поле элемента справочника, предназначенное для хранения определенного свойства соответствующего объекта. Например, в реквизите "ИНН" справочника "Контрагенты" хранятся ИНН контрагентов.

Состав реквизитов зависит от вида справочника. Некоторые реквизиты есть у всех видов справочников:

Код

Дополнительный идентификатор элемента справочника. Может заполняться пользователем и предназначен в первую очередь для быстрого поиска элемента.

Наименование

Краткое наименование объекта (до 100 символов). Используется в качестве основного представления элемента справочника в рамках системы.

Полное наименование

Полное наименование объекта (до 255 символов). Используется в качестве основного представления элемента справочника в печатных формах.

Статус

Статус "активен" является основным статусом элемента справочника. Статус "помечен на удаление" устанавливается для ошибочно введенных объектов.

Родительская группа

Родительская группа для данного элемента справочника. Используется только в иерархических справочниках.

Комментарий

Произвольный текст, выводимый только в экранной форме элемента справочника. Это поле можно использовать для хранения заметок, связанных с конкретным элементом.

Автор

Пользователь, создавший элемент справочника. Поле всегда заполняется автоматически и недоступно для редактирования пользователем.

Автор последнего изменения

Пользователь, внесший последние изменения в элемент справочника. Поле всегда заполняется автоматически и недоступно для редактирования пользователем.

Дата создания

Дата создания элемента справочника. Поле всегда заполняется автоматически и недоступно для редактирования пользователем.

Дата последнего изменения

Дата последнего изменения элемента справочника. Поле всегда заполняется автоматически и недоступно для редактирования пользователем.

Реквизиты групп справочников

Наименование

Наименование группы. Выводится в дереве журнала справочника.

Статус

Статус "активен" является основным статусом группы справочника. Статус "помечен на удаление" устанавливается для ошибочно введенных групп.

Родительская группа

Родительская группа для данной группы справочника.

Журналы справочников

Журнал справочника

Как правило, пункты главного меню открывают журналы соответствующих документов.

Журнал документов представляет собой список документов определенного вида с возможностью фильтрации и сортировки. Форма журнала состоит из верхней панели кнопок и списка документов. Некоторые кнопки лишены подписей для экономии места. В этом случае назначение кнопки можно узнать из подсказки, появляющейся при наведении курсора на кнопку.

Кнопки верхней панели:

• кнопка "Обновить" перестраивает список (с учетом установленных фильтров и сортировок);
• кнопка "Создать" открывает форму для создания нового документа;
• кнопка "Колонки" открывает окно с настройками видимости и порядка колонок списка;
• кнопка "Фильтр" открывает окно с настроками фильтрации списка;
• кнопки размера страницы (в правом углу) меняют количество выводимых строк списка.

Сортировка журнала осуществляется кликом по заголовку соответствующей колонки списка.

Двойной клик по строке списка позволяет открыть форму соответствующего документа для просмотра и редактирования.

Формы элементов справочников

Форма документа

Экранная форма документа, как правило, состоит из верхней панели кнопок, области реквизитов и области табличных частей.

Кнопки верхней панели:

• кнопка "Сохранить" сохраняет документ, не меняя его текущего статуса и не закрывая его форму;
• кнопка "Сохранить и закрыть" сохраняет документ, не меняя его статус, после чего сразу закрывает форму документа (если при сохранении возники ошибки, то форма не закрывается);
• кнопка "Провести" (отображается только в непроведенных документах) сохраняет документ, предварительно изменив его статус на "проведен";
• кнопка "Отменить проведение" (отображается только в проведенных документах) сохраняет документ, предварительно изменив его статус на "черновик";
• кнопка "Копировать" открывает форму нового документа заполненного таким же образом, как и исходный документ;
• кнопка "Создать на основании" открывает форму создания подчиненного документа на основании текущего;
• кнопка "Связанные документы" отображает структуру подчиненности документа;
• кнопка "Печать" выводит на печать одну из печатных форм документа.