Общие принципы работы с документами

В данном разделе рассмотрены основные понятия, которыми оперирует система, а также описаны основные принципы пользовательского интерфейса.

Работа с документами

Документ - это запись в базе данных, отражающая конкретную хозяйственную операцию. Документы делятся на виды в соответствии с видами отражаемых операций (например, заказ покупателя, приходный кассовый ордер, перемещение товаров).

Реквизиты документов

Реквизит документа - поле документа, отражающее определенное свойство соответствующей операции. Например, в реквизите "Контрагент" документа "Заказ покупателя" указывается клиент для данного заказа.

Состав реквизитов зависит от вида документа. Некоторые реквизиты есть у всех видов документов:

Дата

Дата совершения операции. Как правило эта дата меньше или равна текущей дате. Дата проставляется автоматически при создании документа.

Номер

Учетный номер документа. Он выводится в печатных формах, а также используется для поиска документа. Нумерация документов осуществляется автоматически в порядке возрастания с разбивкой по организациям и годам.

Статус

Состояние операции. В учете отражаются только документы со статусом "Проведен". Статус "черновик" применяется для предварительного сохранения оформленного документа (например, для его последующего проведения другим пользователем, если у текущего пользователя недостаточно прав на проведение). Статус "помечен на удаление" устанавливается для ошибочных документов.

Организация

Организация, в учете которой отражается операция.

Ответственный

Пользователь, ответственный за отражение операции в системе. По умолчанию в это поле подставляется автор документа.

Комментарий

Произвольный текст, выводимый только в экранной форме документа. Это поле можно использовать для хранения заметок, связанных с конкретным документом.

Автор

Пользователь, создавший документ. Поле всегда заполняется автоматически и не доступно для редактирования пользователем.

Автор последнего изменения

Пользователь, внесший последние изменения в документ. Поле всегда заполняется автоматически и не доступно для редактирования пользователем.

Дата создания

Дата создания документа. Поле всегда заполняется автоматически и не доступно для редактирования пользователем.

Дата последнего изменения

Дата последнего изменения документа. Поле всегда заполняется автоматически и не доступно для редактирования пользователем.

Журналы документов

Форма журнала документов

Как правило, пункты главного меню открывают журналы соответствующих документов.

Журнал документов представляет собой список документов определенного вида с возможностью фильтрации и сортировки.

Двойной клик по строке журнала позволяет открыть форму соответствующего документа для просмотра и редактирования.

Также из формы журнала можно создать новый документ (с помощью кнопки "Создать" в верхней панели журнала).