Общие принципы работы со справочниками

Справочник - это список записей в базе данных, предназначенный для хранения редко изменяющихся данных, носящих справочный характер. Справочники делятся на виды в соответствии с предназначением хранимых данных (например, справочник номенклатуры, справочник контрагентов, справочник банков). Элементом справочника называется конкретная запись справочника, хранящая свойства одного объекта (например, элементом справочника контрагентов является контрагент).

Некоторые справочники являются иерархическими, то есть поддерживают некоторый уровень вложенности элементов. В таких справочниках элементы сгруппированы по группам. Группа справочника может содержать в себе как элементы справочника, так и другие группы.

Реквизиты элементов справочников

Реквизит элемента справочника - это поле элемента справочника, предназначенное для хранения определенного свойства соответствующего объекта. Например, в реквизите "ИНН" справочника "Контрагенты" хранятся ИНН контрагентов.

Состав реквизитов зависит от вида справочника. Некоторые реквизиты есть у всех видов справочников:

Код

Дополнительный идентификатор элемента справочника. Может заполняться пользователем и предназначен в первую очередь для быстрого поиска элемента.

Наименование

Краткое наименование объекта (до 100 символов). Используется в качестве основного представления элемента справочника в рамках системы.

Полное наименование

Полное наименование объекта (до 255 символов). Используется в качестве основного представления элемента справочника в печатных формах.

Статус

Статус "активен" является основным статусом элемента справочника. Статус "помечен на удаление" устанавливается для ошибочно введенных объектов.

Родительская группа

Родительская группа для данного элемента справочника. Используется только в иерархических справочниках.

Комментарий

Произвольный текст, выводимый только в экранной форме элемента справочника. Это поле можно использовать для хранения заметок, связанных с конкретным элементом.

Автор

Пользователь, создавший элемент справочника. Поле всегда заполняется автоматически и недоступно для редактирования пользователем.

Автор последнего изменения

Пользователь, внесший последние изменения в элемент справочника. Поле всегда заполняется автоматически и недоступно для редактирования пользователем.

Дата создания

Дата создания элемента справочника. Поле всегда заполняется автоматически и недоступно для редактирования пользователем.

Дата последнего изменения

Дата последнего изменения элемента справочника. Поле всегда заполняется автоматически и недоступно для редактирования пользователем.

Реквизиты групп справочников

Наименование

Наименование группы. Выводится в дереве журнала справочника.

Статус

Статус "активен" является основным статусом группы справочника. Статус "помечен на удаление" устанавливается для ошибочно введенных групп.

Родительская группа

Родительская группа для данной группы справочника.

Журналы справочников

Журнал справочника

Как правило, пункты главного меню открывают журналы соответствующих справочников.

Журнал справочника представляет собой список элементов справочника с возможностью фильтрации и сортировки. Форма справочника состоит из верхней панели кнопок и списка элементов. В иерархических справочниках в левой части списка элементов выводится дерево групп справочника. Некоторые кнопки на панели лишены подписей для экономии места. В этом случае назначение кнопки можно узнать из подсказки, появляющейся при наведении курсора на кнопку.

Кнопки верхней панели:

• кнопка "Обновить" перестраивает список (с учетом установленных фильтров и сортировок);
• кнопка "Создать элемент" открывает форму для создания нового элемента справочника;
• кнопка "Создать группу" открывает форму для создания новой группы справочника (кнопка отображается только для иерархических справочников);
• кнопка "Колонки" открывает окно с настройками видимости и порядка колонок списка;
• кнопка "Фильтр" открывает окно с настроками фильтрации списка;
• кнопка "Иерархический вид" переключает отображение иерархического справочника (в виде дерева или в виде списка);
• кнопки размера страницы (в правом углу) меняют количество выводимых строк списка.

Сортировка журнала осуществляется кликом по заголовку соответствующей колонки списка.

Двойной клик по строке списка позволяет открыть форму соответствующего элемента справочника или группы для просмотра и редактирования.

Для перехода по группам иерархического справочника предназначено дерево групп. Клик по группе в дереве автоматически отображает в списке элементы этой группы, а также вложенные подгруппы.

Формы элементов справочников

Форма элемента справочника

Экранная форма элемента справочника, как правило, состоит из верхней панели кнопок, области реквизитов и области подчиненных объектов.

Кнопки верхней панели:

• кнопка "Сохранить" сохраняет элемент справочника, не закрывая его форму;
• кнопка "Сохранить и закрыть" сохраняет элемент справочника, после чего сразу закрывает форму (если при сохранении возники ошибки, то форма не закрывается);
• кнопка "Копировать" открывает форму нового элемента справочника, заполненную данными исходного элемента.

У некоторых справочников есть подчиненные объекты. Например, для контрагента подчиненными объектами являются: договоры контрагента, банковские счета, контактные лица. Такие зависимые объекты выводятся в форме элемента на отдельных вкладках.

Формы групп справочников

Форма группы справочника

Экранная форма группы справочника, как правило, состоит из верхней панели кнопок и области реквизитов.

Кнопки верхней панели:

• кнопка "Сохранить" сохраняет группу справочника, не закрывая её форму;
• кнопка "Сохранить и закрыть" сохраняет группу справочника, после чего сразу закрывает форму (если при сохранении возники ошибки, то форма не закрывается);
• кнопка "Копировать" открывает форму новой группы справочника, заполненную данными исходной группы.